HUISHOUDELIJK REGLEMENT NORFOLK TERRIER CLUB NEDERLAND.
Goedgekeurd door de Raad van Beheer op: 17 mei 2001.
Artikel 1
Toelating van leden
1. Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam,
adres, postcode en woonplaats. Indien het een aanmelding als jeugdlid betreft, wordt ook de
geboortedatum vermeld. Bij een aanmelding als gezinslid wordt de naam van de partner vermeld.
De secretaris deelt het bestuursbesluit omtrent de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de
betrokkene mee. In geval van niet-toelating worden daarbij de motieven meegedeeld, die het bestuur
tot zijn beslissing heeft geleid. In geval van toelating wordt een exemplaar van de Statuten en van dit
Huishoudelijk Reglement bijgevoegd. Naam, adres (mits geen bezwaar) woonplaats van de in het eerste
lid bedoelde personen worden zo spoedig mogelijk in het orgaan van de vereniging gepubliceerd.
Artikel 2
Opzegging, ontzetting en schorsing.
1. Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging, ontzetting of schorsing te nemen als
bedoeld in de artikelen 15, 16 of 17 van de Statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig
tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
2. Het betrokken lid kan binnen twee weken bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het in het eerste
lid bedoelde voornemen indienen.
3. Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd.
Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.
4. In spoedeisende gevallen kan het bestuur besluiten voor de behandeling van het bezwaarschrift, doch
niet nadat het lid is gehoord, dan wel de gelegenheid heeft gehad te worden gehoord.
Artikel 3
Voorzitter
1. De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
2. Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der Statuten, de Algemene Vergaderingen en de
vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de
vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
3. Hij bepaalt de volgorde van de behandeling van zaken ter vergadering, zolang de Vergadering zelf daarover
geen besluit neemt.
4. Hij handhaaft de orde in de vergadering
5. Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van de vergaderingen en de belangrijke uitgaande
brieven.
Artikel 4
Secretaris
1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de
belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
2. Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de notulen van de Algemene vergaderingen
en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van de bestuursvergaderingen agendeert de
behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel
gewijzigde, vaststellen samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte
wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
3. Hij draagt in overleg met de voorzitter zog voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken
voor de Algemene Vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
4. Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur
gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven worden
onverwijld door de bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
5. Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende
en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen ook alle
overige voor de vereniging van belang zijne stukken worden opgenomen.
6. Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister,
waarin
namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor
alle leden ter inzage.
7. Hij draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering aanwezige stemgerechtigde
leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij een eventuele stemmingen ieder
aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatige mogelijke wijze één stem kan uitbrengen.
8. Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig
artikel 33 van de statuten kan worden uitgebracht.
9. Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander
lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 28 van de statuten en onder toezicht en
verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht
volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.
Artikel 5
Penningmeester
1. De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten
en uitgaven der vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
2. De penningmeester behoef voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot
een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.
2a. Dit bedrag is voor het jaar 2001 € 225. En kan elk jaar door de Algemene ledenvergadering worden
aangepast.
3. De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen.
Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het
bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan een beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het
zevende lid.
4. De penningmeesster houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere
gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 34 en 35 van de Statuten.
5. Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 34, tweede lid van de statuten.
6. Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig
samen, dat deze na vaststellen door het bestuur overeenkomstige de artikelen 32 en 35 van de
statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het
nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het betreffende
jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorgaande jaar vermeld.
7. Het bestuur kan bepalen, dan anderen bestuursleden dan de penningmeester of leden van een
bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten
hoogte een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van
de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt
met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer
bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld
aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer
verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle
ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht
en verschaft de penningmeester draag er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die
door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der vereniging
worden verantwoord.
Artikel 6
Bestuursvergaderingen
1. Het bestuur vergadert als de voorzitter of ten minste de helft van de andere zittende
bestuursleden dit wenselijks acht.
2. De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste twee weken van te
voren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis
gesteld.
3. De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen en eventuele toelichtende
stukken
worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig mogelijk aan alle bestuursleden
toegezonden dat deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering te kunnen voorbereiden.
4. Indien het tweede en derde lid niet in acht is genomen of het betreffende onderwerp in de
agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden
genomen indien ten minste twee/derde van het aantal zitting hebben de bestuursleden
aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
Artikel 7
Einde bestuurslidmaatschap
1. Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken na het einde van
zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van
de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur
aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Artikel 8
Commissies
1. De leden van commissies als bedoeld in artikel 28 van de statuten worden door het bestuur
benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen. Een door
het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
Artikel 9
Kascommissie, tussentijds onderzoek
1. De kascommissie bestaat uit twee maar bij voorkeur uit drie leden. De kascommissie is te allen tijde
bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging een tussentijds onderzoek
in te stellen. Artikel 36, derde en vierde lid der statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek
van overeenkomstige toepassing.
2. Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend
penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
3. De kascommissie brengt een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.
Artikel 10
Algemene vergaderingen: agendapunten en voorstellen
1. De Algemene vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet
duidelijk in
de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
2. Van brieven die aan de Algemene vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende
Algemene Vergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘Ingekomen stukken
mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk
als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt
verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De Algemene Vergadering kan echter
ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
3. Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan tweemaal het woord voeren,
tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
4. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel
betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
5. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indien
betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van
beraadslagingen indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden
wordt ondersteund.
6. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de
orde is. Het amendement vormt slecht onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier
andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
7. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk
omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts
onderwerp van beraadslaging indien deze door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden
wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag
worden ingediend.
8. Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen
van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende
bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien
het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda van
de eerstvolgende Algemene Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
Artikel 11
Algemene vergaderingen; stemmingen
1. Een in een Algemene vergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien er blanco gestemd is of als de
stem niet correct is uitgebracht.
2. Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde
leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.
Artikel 12
Algemene vergaderingen; orde
De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op een andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffend agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.
Artikel 13
Contributie
Nieuwe leden die na 1 juli worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.
Artikel 14
Representatie
Slechts bestuursleden mogen de vereniging in en buten rechte vertegenwoordigen. Indien de vertegenwoordiging door een lid geschiedt, die hiervoor niet door het bestuur is gemachtigd, dan is de vereniging niet doch het desbetreffend lid persoonlijk aan enige alsdan gesloten overeenkomst gebonden.
Artikel 15
Orgaan der vereniging
1. Het bestuur bevordert, dat tenminste 4 maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
2. Het bestuur benoemt op grond van artikel 28 van de Statuten een redactiecommissie, bestaande uit een
bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en tenminste twee leden die geen lid van het bestuur zijn.
Het tweede lid van dat artikel is, behoudens het in dit artikel bepaalde, niet van toepassing.
3. Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad na
overleg met de redactiecommissie.
4. De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel
bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen.
Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
5. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen
twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van reden van weigering.
Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk
tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en
deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de redactiecommissie. Indien het
bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder
verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid
van het bestuur geschiedt.
6. In het clubblad worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
c. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
d. clubactiviteiten;
e. dek en geboorteberichten
7. Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van
advertenties.
Artikel 16
Vergoedingen
1. De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte
reis- en verblijfkosten, porti, en telefoonkosten. Kosten worden zover de financiën die toelaat vergoed.
2. De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis
doelmatiger per auto kan worden gemaakt., in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt
vergoed, dat door de Algemene Vergadering wordt bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de
werkelijk gemaakte kosten.
3. Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen naar het
buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
4. De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester
gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een
niet bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor
akkoord is medeondertekend.
5. Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van commissie en op anderen die
ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.
Artikel 17
Introductie
Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een Algemene Vergadering is echter uitsluitend artikel 39, tweede lid, der statuten van toepassing.
Artikel 18
Onvoorzien gevallen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.